WHISTLEBLOWING

Linea Guida per le segnalazioni di illeciti e irregolarità

 

1. NATURA DELL’ISTITUTO E FONTE NORMATIVA

Con l’espressione whistleblower si fa riferimento alla persona fisica (di seguito “Whistleblower” o “Segnalante”) che segnala illeciti e irregolarità di cui sia venuto a conoscenza nell’ambito della propria relazione giuridica con l’azienda. La segnalazione è dunque un atto attraverso cui il Whistleblower contribuisce all’emersione e alla prevenzione di rischi e situazioni pregiudizievoli per la società di appartenenza o per l’interesse collettivo.

Le norme di tutela in ambito whistleblowing sono volte ad incentivare le segnalazioni e a tutelare, proprio in ragione della sua funzione sociale, il Whistleblower.

Scopo principale del whistleblowing è quello di prevenire o risolvere un problema internamente e tempestivamente.

La legge n. 179/2017 concernente “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato” pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale n. 291/2017, ha regolamentato l’istituto del whistleblowing per il settore pubblico e privato.

Successivamente, il D. Lgs. n. 24 del 10 marzo 2023 di recepimento della Direttiva UE n. 2019/1937, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione, ha reso obbligatoria l'adozione di sistemi di whistleblowing per la maggior parte delle aziende italiane - in particolare, tutte le aziende con più di 50 dipendenti o che abbiano adottato un Modello 231 – regolamentando i canali di segnalazione ed il processo di gestione delle segnalazioni.

 

2. SCOPO E FINALITA’ DELLA LINEA GUIDA

Scopo del presente documento è quello di rimuovere i fattori che possano ostacolare o disincentivare il ricorso all’istituto, quali i dubbi e le incertezze circa la procedura da seguire e i timori di ritorsioni o discriminazioni.

In tale prospettiva, l’obiettivo perseguito dalla presente Linea Guida è quello di fornire al Whistleblower chiare indicazioni operative circa oggetto, contenuti, destinatari e modalità di trasmissione delle segnalazioni, nonché circa le forme di tutela che gli vengono offerte nel nostro ordinamento.

 

3. AMBITO DI APPLICAZIONE SOGGETTIVO

Rientrano tra le persone fisiche legittimate ad inviare segnalazioni e a beneficiare delle tutele previste dal D.Lgs. n. 24/2023 le seguenti categorie di soggetti:

1. i dipendenti;
2. i lavoratori autonomi e i collaboratori (inclusi volontari e tirocinanti);
3. i lavoratori o i collaboratori dei fornitori;
4. i liberi professionisti e i consulenti;
5. gli amministratori e i membri degli organi di controllo; e
6. gli azionisti.

Inoltre, le tutele garantite alle categorie di segnalanti sopra elencate si applicano anche qualora la segnalazione avvenga:

1. quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
2. durante il periodo di prova; e
3. successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Infine, tali tutele si estendono anche ai seguenti soggetti:

1. ai facilitatori;
2. alle persone del medesimo contesto lavorativo del Segnalante che sono allo stesso legate da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
3. ai colleghi di lavoro del Segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo dello stesso e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
4. agli enti di proprietà del Segnalante, o per i quali lo stesso lavora, nonchè agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo di detta persona.

 

4. OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE

Non esiste una lista tassativa di reati o irregolarità che possono costituire oggetto del whistleblowing. Vengono considerate rilevanti le segnalazioni che riguardano comportamenti, rischi, reati o irregolarità, consumati o tentati, che possono comportare pregiudizio alla azienda.

In particolare, la segnalazione può riguardare azioni od omissioni, commesse o tentate:

• che sono penalmente rilevanti o costituiscono illeciti civili, amministrativi o violazioni contabili;
• poste in essere in violazione del Modello 231, dei Codici di comportamento o di altre disposizioni aziendali sanzionabili in via disciplinare;
• suscettibili di arrecare un pregiudizio patrimoniale o di immagine alla Società;
• suscettibili di arrecare un danno alla salute o sicurezza pubblica, o di arrecare un danno all’ambiente;
• suscettibili di costituire una violazione delle norme poste, tra l’altro, a tutela dei seguenti settori:
  • appalti pubblici;
  • prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; 
  • sicurezza e conformità dei prodotti;  
  • tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi; e
  • in generale, della normativa nazionale o europea;
• in pregiudizio ai dipendenti che svolgono la loro attività presso l’azienda o ai soggetti terzi che intrattengono, a vario titolo, rapporti con l’azienda.

Il whistleblowing non riguarda doglianze di carattere personale del Segnalante o rivendicazioni/istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro o rapporti col superiore gerarchico o colleghi, per le quali occorre fare riferimento alla disciplina e alle procedure aziendali.

 

5. CONTENUTO DELLE SEGNALAZIONI

Il Whistleblower deve fornire tutti gli elementi utili a consentire alle funzioni competenti di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione.

A tal fine, la segnalazione deve contenere i seguenti elementi:

1. una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
2. le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi;
3. le generalità o altri elementi (come la qualifica e il servizio in cui svolge l’attività) che consentano di identificare il soggetto/i che ha/hanno posto/i in essere i fatti segnalati;
4. l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
5. l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
6. ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

Resta fermo il requisito della veridicità dei fatti o situazioni segnalati, a tutela del denunciato.

 

6. MODALITA’ E DESTINATARI DELLA SEGNALAZIONE

L’azienda mette a disposizione dei Segnalanti canali che permettono di effettuare segnalazioni sia in forma scritta sia in forma orale.

In primo luogo, ISAB ha predisposto un’apposita applicazione (di seguito l’“Applicazione”) il cui utilizzo rende la segnalazione più agevole e rispondente ai requisiti della presente Linea Guida.

L’Applicazione è in “cloud” e raggiungibile al seguente indirizzo: https://isab.segnalazioni.net/ in cui, dopo aver eseguito l’accesso, è reso disponibile il manuale utente con le modalità di compilazione ed invio della segnalazione scritta. La segnalazione può essere effettuata anche in forma anonima.

ISAB permette inoltre ai Segnalanti di effettuare segnalazioni in forma orale attraverso una casella vocale registrata ovvero, su richiesta dei Segnalanti, mediante un incontro diretto con il RPS, fissato entro un termine ragionevole dal momento di tale richiesta.

 

7. LINEA GUIDA TRASMISSIONE/RICEZIONE/GESTIONE SEGNALAZIONI

A. SEGNALAZIONE SCRITTA TRAMITE APPLICAZIONE

Fasi della segnalazione:

Le segnalazioni possono essere inoltrate dai Segnalanti direttamente al Responsabile della segnalazione (di seguito “RPS”), che in ISAB è il Presidente dell’Organismo di Vigilanza, attraverso l'Applicazione, accessibile al seguente link: https://isab.segnalazioni.net/.

La segnalazione si declina nelle seguenti fasi:

• • FASE 1 – ACCESSO E COMPILAZIONE

Il Segnalante accede, tramite il link di cui sopra, all’Applicazione, e creerà il proprio profilo utente – che, per i dipendenti, non coincide con il profilo aziendale.

 

Il Whistleblower, dopo la creazione del proprio profilo utente, inserisce la segnalazione e riceve una notifica automatica di ricezione della segnalazione

 

• • FASE 2 – INOLTRO AL RPS

I dati della segnalazione, scorporati dai dati identificativi del Segnalante, vengono automaticamente inoltrati, per l’avvio tempestivo dell’istruttoria, al RPS, il quale riceverà una comunicazione via e-mail di avvenuta presentazione di una segnalazione, con il codice identificativo della stessa (senza ulteriori elementi di dettaglio)[1]. L’RPS accede alla propria area riservata dell’Applicazione e alle informazioni di dettaglio delle varie segnalazioni ricevute. I dati identificativi del Segnalante sono custoditi in forma crittografata e sono custoditi in uno database separato, che non è accessibile neppure al fornitore dell’Applicazione. L’identità del Segnalante potrà essere rivelata solo in conformità a quanto previsto nel successivo § 9.A, nel rispetto di una procedura che garantisce, mediante un sistema di “log”, la tracciabilità di tutti i relativi passaggi.

Nel caso in cui un soggetto diverso dal RPS riceva una segnalazione attraverso canali ulteriori rispetto a quelli predisposti dall’azienda, deve trasmetterla al RPS entro 7 giorni dal ricevimento della stessa, dando contestuale notizia di tale trasmissione al Whistleblower. Il RPS avrà cura, ad ogni modo, di inserire la segnalazione ricevuta nell’Applicazione, mantenendo strettamente riservate le informazioni ricevute.

 

• • FASE 3 – ITER DELLA SEGNALAZIONE

L’RPS, che eventualmente può avvalersi di un gruppo di lavoro ad hoc, prende in carico la segnalazione e procedere con una prima sommaria istruttoria. Se indispensabile, richiede chiarimenti al Segnalante e/o a eventuali altri soggetti coinvolti nella segnalazione con l’adozione delle necessarie cautele, provvedendo alla prima definizione dell’istruttoria entro 15 gg dalla segnalazione.

Una volta ottenuti eventuali chiarimenti e terminata la fase istruttoria, il RPS può:

1. archiviare le segnalazioni prive di fondamento o non adeguatamente documentate; o
2. procedere con la fase di indagine se la segnalazione risulta ragionevolmente fondata ed è supportata da elementi sufficienti per procedere.

In ogni caso, il RPS mantiene l’interlocuzione con il Segnalante anche nel corso della fase di indagine, richiedendo chiarimenti e integrazioni a quest’ultimo laddove necessario e fornirà riscontro sulla segnalazione al Whistleblower entro il termine massimo di 3 mesi dal rilascio dell’avviso di ricevimento.

 

B. SEGNALAZIONE IN FORMA ORALE

Se per la segnalazione si utilizza la casella vocale registrata dedicata o si richiede un incontro diretto con il RPS, quest’ultimo ha il diritto, previo consenso del Whistleblower, di documentare la segnalazione (a seconda dei casi tramite registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all'ascolto, trascrizione completa e accurata,  o verbale dettagliato).

Al Whistleblower è offerta la possibilità di verificare, rettificare e approvare, a seconda dei casi, la trascrizione il resoconto o il verbale dell’incontro.

Per le fasi successive dell’iter di gestione delle segnalazioni in forma orale, vale quanto descritto nel sottoparagrafo di cui sopra “FASE 3 - ITER DELLA SEGNALAZIONE”.

 

8. ATTIVITA’ DELL’ RPS

Qualora, all’esito della verifica, la segnalazione risulti fondata, l’RPS in relazione alla natura della violazione, provvederà:

1. a rappresentare al Direttore Generale della Società l’opportunità di inoltrare denuncia all’autorità giudiziaria competente;
2. a comunicare l’esito dell’accertamento al Responsabile della funzione di appartenenza dell’autore della violazione accertata, affinché provveda all’adozione dei provvedimenti gestionali di competenza, incluso, sussistendone i presupposti, l’esercizio dell’azione disciplinare;
3. a sollecitare le funzioni competenti ad adottare gli eventuali ulteriori provvedimenti e/o azioni che nel caso concreto si rendano necessari alla tutela dell’Azienda.

 

9. FORME DI TUTELA DEL WHISTLEBLOWER

Le forme di tutela di seguito elencate sono accordate ai Segnalanti a condizione che gli stessi avessero fondato motivo di ritenere che le segnalazioni effettuate fossero veritiere e nel rispetto delle disposizioni della presente Linea Guida.

Nel caso in cui, al contrario, le segnalazioni dovessero rivelarsi manifestamente infondate o diffamatorie, tale condizione costituirebbe una violazione delle Linee Guida, con conseguente possibile applicazione di misure disciplinari e riconoscimento di responsabilità in capo al Segnalante.

 

A. Obblighi di riservatezza sull’identità del Whistleblower e sottrazione al diritto di accesso della segnalazione

Ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del Codice penale o dell’art. 2043 del Codice civile e delle ipotesi in cui l’anonimato non è opponibile per legge, (es. indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo) l’identità del Whistleblower viene protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione.

Pertanto, fatte salve le eccezioni di cui sopra, l’identità del Segnalante non può essere rivelata senza il suo espresso consenso e tutti coloro che ricevono o sono coinvolti nella gestione delle segnalazioni sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione.

La violazione dell’obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare, fatte salve ulteriori forme di responsabilità previste dall’ordinamento.

Per quanto concerne, in particolare, l’ambito del procedimento disciplinare, l’identità del Segnalante può essere rivelata alla funzione competente per i provvedimenti disciplinari allorquando:

• • vi sia il consenso espresso del Segnalante; oppure,
  • la contestazione dell’addebito disciplinare risulti fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del Segnalante risulti assolutamente indispensabile alla difesa dell’incolpato.

Inoltre, l’obbligo di riservatezza a tutela del Segnalante viene meno nei casi in cui:

1. nell’ambito di un procedimento disciplinare, la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato; e
2. la rivelazione dell’identità del Segnalante e delle informazioni da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità, è indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.

In tali ipotesi, è dato avviso al Segnalante, mediante comunicazione scritta, delle ragioni della rivelazione dei dati riservati.

La segnalazione del Whistleblower è, inoltre, sottratta al diritto di accesso previsto, e per quanto applicabile al settore privato, dagli artt. 22 e ss. della L. n. 241/1990, nonchè dagli artt. 5 e ss. del D. Lgs. n. 33/2013.

 

B. Divieto di discriminazione nei confronti del Whistleblower

Nei confronti del Segnalante che effettua una segnalazione ai sensi della presente Linea Guida non è consentita né tollerata alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria, attiva od omissiva, anche solo tentata o minacciata, posta in essere in ragione della segnalazione e che provoca o può provocare al Whistleblower, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.

Per misure discriminatorie si intendono le seguenti azioni disciplinari ingiustificate, molestie sul luogo di lavoro ed ogni altra forma di ritorsione che determini condizioni di lavoro intollerabili per il Segnalante. A titolo esemplificativo:

1. il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
2. la retrocessione di grado o la mancata promozione;
3. il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell'orario di lavoro;
4. la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell'accesso alla stessa;
5. le note di merito negative o le referenze negative;
6. l'adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
7. la coercizione, l'intimidazione, le molestie o l'ostracismo;
8. la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
1. la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
10. il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
11. i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
50. l'inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un'occupazione nel settore nell'industria in futuro;
1000. la conclusione anticipata o l'annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
14. l'annullamento di una licenza o di un permesso;
15. la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

Il Segnalante che ritiene di aver subito una discriminazione per il fatto di aver effettuato una segnalazione di illecito, deve dare notizia dell’avvenuta discriminazione alla Commissione costituita dal Direttore Generale, dal Presidente dell’OdV e dal responsabile della funzione di Audit che procede alla disamina e riferisce al Consiglio di Amministrazione.

 

10. RESPONSABILITA’ DEL WHISTLEBLOWER

La presente Linea Guida lascia impregiudicata la responsabilità penale e disciplinare del Whistleblower nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del Codice penale e dell’art. 2043 del Codice civile.

Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso delle presenti Linee Guida, quali le segnalazioni opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto oggetto della presente Linea Guida.

 

11. SEGNALAZIONI ESTERNE

Premesso che, come illustrato nelle presenti Linee Guida, ISAB ha predisposto idonei canali di segnalazione interna, conformi a quanto previsto dal D.Lgs. 24/2023, è consentita la segnalazione tramite i canali esterni attivati dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (“ANAC”), solo nel caso in cui il Segnalante abbia:

1. già effettuato una segnalazione interna e la stessa non abbia avuto seguito;
2. fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione; o
3. fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

In assenza dei presupposti sopra indicati, la segnalazione non viene gestita da ANAC e il soggetto non beneficia delle tutele di cui al D.lgs. 24/2023.

• Il canale di segnalazione esterno attivato da ANAC è disponibile al seguente link: https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/;

 

12. DIFFUSIONE E FORMAZIONE

ISAB assicura la diffusione della presente Linea Guida a tutti i dipendenti e ai soggetti terzi che intrattengono rapporti giuridici con l’azienda, nonché l’organizzazione di sessioni formative sul tema.

In particolare, ISAB mette a disposizione informazioni chiare sui canali, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne, nonchè sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni esterne.

Tali informazioni sono:

1. esposte e rese facilmente visibili nei luoghi di lavoro, nonchè accessibili alle persone che, pur non frequentando i luoghi di lavoro, intrattengono un rapporto giuridico con l’azienda; e
2.  pubblicate in una sezione dedicata del sito internet aziendale.

La formazione, rivolta a tutti i dipendenti di ISAB, viene effettuata regolarmente e in ogni caso qualora se ne ravvisi la necessità ed include, per quanto possibile, case study ed esemplificazioni volte ad evitare il reiterarsi di eventuali situazioni già emerse.

Inoltre, al momento dell’inserimento in ISAB, i nuovi ingressi sono posti a conoscenza delle regole e delle procedure a tutela dei dipendenti in caso di segnalazione.

Infine, il RPS è istruito in relazione ai contenuti e all’operatività delle presenti Linee Guida e alle modalità di gestione delle segnalazioni ricevute.

 

13. TRACCIABILITA’ ED ARCHIVIAZIONE

Le segnalazioni pervenute, i relativi atti istruttori e tutta la documentazione di riferimento, dovranno essere conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione, nonché catalogate in apposito archivio debitamente custodito.

Una volta che la segnalazione è stata valutata e/o archiviata o scartata, il RPS procederà con l’anonimizzazione delle informazioni personali/sensibili riportate all’interno della segnalazione. I dati personali connessi alle segnalazioni sono trattati a norma del regolamento (UE) 2016/679, del D. Lgs. n. 196/2003 e n. 51/2018. In ogni caso, i dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non vengono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente